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精細化合同管理 助推企業高質量發展

來源:鄧集仁 發布時間:2022年08月15日 訪問量: A+ A A-

  項目是企業的生存之基、能力所在、人才搖籃,是管理中心、技術中心、利潤成本中心,是施工企業的核心。合同管理貫穿于項目形成、實施、考核的全過程,是項目管理的核心和主線,合同管理質量決定著項目管理質量。

  2019年公司提出“要加強合同管理,通過合同管理開啟公司精細化管理的征途”,公司聚焦項目從市場開發起至合同履約完畢的全生命周期的合同管理活動,建立起了入口合同、出口合同、協同合同、責任合同“四大合同”管理體系,并結合信息化平臺逐步建立起了完整的四大合同管理流程,構建起了以合同為主線,向管理要效益、向項目要效益的基本格局,公司的合同管理體系日趨科學、順暢。

  入口合同,指公司作為合同價款收取方所簽訂的工程總承包合同、設計施工總承包合同、施工總承包合同、專業承包合同、勞務合同、投融資類合同、勘察合同、設計合同、咨詢服務合同、機械租賃合同、鋼結構加工或混凝土生產等加工制造合同,以及其他承攬合同。

  出口合同,指公司作為合同價款支付方所簽訂的項目管理協議、專業分包合同、勞務分包合同、物資采購合同、機具設備采購合同、機具設備租賃合同、周轉材采購合同、周轉材租賃合同、服務合同等合同。

  協同合同,指公司各單位之間存在施工、物資、機械設備、工程服務等協同時簽訂的合同。協同合同原則上主責單位按出口合同進行管理、協同單位按入口合同進行管理。

  責任合同,指公司根據工程類入口合同和工程項目經營管理目標要求,明確規定項目經理部應達到的成本、進度、質量、安全、環境、職業健康安全、創獎創杯等責任目標而制定的責任書,原則上所有項目均需簽訂責任合同。

  合同管理特性包括全過程管理、系統性管理、動態性管理等,合同管理是由洽談、草擬、簽訂、生效開始,直至合同失效為止的全過程管理。不僅要重視簽訂前的管理,更要重視簽訂后的管理。系統性管理,一是項目是由各類合同的管理,組合形成的一個體系。二是公司職能對合同管理要形成體系,合同文本形成、評審、簽訂是各部門協同完成的。動態性管理,就是合同履約過程中應注重履約全過程的情況變化,特別要掌握對自己不利的變化,及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。

  合同策劃管理

  工欲善其事,必先利其器。想要做好合同管理,首先要做好合同策劃,公司建立起了以項目管理協議、專業分包合同、勞務分包合同、物資采購合同、機具設備采購合同、機具設備租賃合同、周轉材采購合同、周轉材租賃合同、工程服務合同等為基礎的分類策劃體系。項目中標后,要求項目團隊對項目的合同體系進行分級分類策劃,策劃內容主要包括:入口合同核心條件,責任合同主要內容,協同合同主要內容,出口合同的主要施工內容、合同預計金額、計價方式、計量及支付、履約保證金等。策劃完成后,通過聯合評審,做為合同招標及簽訂的依據,并在過程根據實際情況實行動態管理,當條件發生變化時,及時進行調整。

  合同文本及評審管理

  在“四大合同”管理體系建立過程,公司規范了工程項目入口合同管理,堅持重點跟蹤項目合同前置評審,建立合同風險清單庫,將各類合同重大風險進行歸類管理和評價。針對風險因素較多、對公司發展和社會影響重大、涉及復雜專業技術和法律關系的合同,根據需要成立合同談判小組進行合同談判。

  同時,公司規范了項目出口合同審批流程,按照分級審批原則進行合同評審,評審內容主要包括:簽約主體評審、商務經濟性評審、履約保證評審、技術性評審、合規性評審、風險評審等。實現出口合同業務的全覆蓋,促使出口合同管理更加系統,各類成本歸集更加清晰,各級單位使用更加高效。規范了出口合同文本,使合同文本標準化,以大部分條款固化,少量的“選擇題”及“填空題”的方式來進行合同文本的擬定工作,大大提高了合同的擬定效率和評審效率,防范合同條款風險。

  合同簽訂及交底管理

  合同評審完成后進入合同簽訂環節,合同簽訂看似是一個簡單、不起眼的工作,實際上是合同管理過程中一個重要環節,簽訂前,由專人對合同文本進行復核,確保簽訂的合同文本和評審的合同文本一致。

  合同簽訂后,要求對合同進行交底,內容包括但不限于:合同簽訂背景情況、合同主體、合同范圍、合同主要技術經濟指標、工程計價原則及依據、工程支付條件、價格調整機制、收益點、合同潛在風險及防范措施、履約中應關注的重點問題、職業健康安全管理要求、創優創獎要求等。

  合同文本及臺賬管理

  合同原件,是合同雙方當事人合議一致后簽字或加蓋印章的合同文本,代表雙方就此內容達成一致意愿的真實意思表示。在合同簽訂和履行的過程中,很多合同原件保存不善,僅保存了合同的傳真件、掃描件,這樣是存在很大的法律風險隱患的。在合同管理中一直強調保全合同原件的重要性,因為原件、傳真件和掃描件的法律效力及證明力存在天壤之別。

  公司要求合同簽訂后要求將合同原件報公司合同主管部門進行備案,確保公司合同原件文本的完整。通過建立信息化的合同文本管理,可自動生成合同臺賬及報表,可多維度、動態進行統計和分析,為公司決策提供依據;可對合同文本的備案狀態、借用狀態進行實時的監控。

  合同履約管理

  通過落實三級主體責任,對合同履約進行動態管理,項目經理部是合同履約的具體實施者,是項目合同實施的直接責任人,應采取切實有效的措施,保證合同順利履約。分(子)公司是合同履約管理的直接責任人,對合同履約過程中的進度、安全、質量、成本等過程加強管理、監督、指導、服務,及時化解履約風險。公司職能管理部門應根據管理職責和管理要求,合同履行期間主動對應管理內容,做好本部門責任范圍內的合同動態管理工作,履行好管理、監督、指導、服務職能。

  合同管理展望

  合同智能化將是合同管理發展的趨勢,智能化需要有大數據的支持,通過合同管理體系的建立,標準化、多維度收集合同管理相關數據,在不久的將來,十九冶即將走上智能化的合同管理道路。

  1.通過文本的識別,自動比對待簽合同文本和評審文本的差異,實現合同文本核對的智能化。

  2.以合同信息的標準化、表單化、數字化為基礎,進一步優化合同評審體系,通過數據沉淀、數據建模分析,逐步建立起合同評審的智能化算法,輔助人工評審,實現合同評審的智能化。

  3.通過公司合同數據的收集、整理、分析,形成風險智能算法,對合同風險自動識別、預判,并提供分析報告供公司決策。

  4.通過對合同履約過程中的各類數據收集,對數據建模分析,不斷優化建模算法,預判合同履約動態走向。

  合同管理永遠在路上,十九冶人將在合同管理的道路上匯聚合力、主動作為、真抓實干不斷提高合同的精細化、智能化管理水平,為公司實現高質量發展拼搏奉獻。

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